# Ranger ses tickets de caisse : la méthode simple pour une PME

Source : https://papeto.ch/guides/ranger-tickets-de-caisse · Mis à jour le 2026-10-18 · Papeto, Lausanne (Suisse)

**En bref :** Gardez chaque ticket de caisse détaillé lié à une dépense de l’entreprise, rangez-le par mois et photographiez-le dès que possible, car le papier thermique pâlit. En Suisse, chaque écriture doit être justifiée par une pièce (art. 957a CO) et les pièces se conservent 10 ans (art. 958f CO).

## Pourquoi chaque ticket compte

Un ticket de caisse, c’est une **pièce justificative** : le document qui prouve une dépense. La loi demande que chaque écriture de la comptabilité soit justifiée par une pièce (art. 957a, al. 2, CO). Une pièce peut être sur papier ou électronique (art. 957a, al. 3, CO). Les Sàrl et les SA y sont soumises. Les petites raisons individuelles, sous 500 000 CHF de chiffre d’affaires, tiennent une comptabilité plus simple, mais avec les mêmes principes « par analogie » (art. 957 CO).

Un ticket sert à deux choses :

- **Prouver la charge.** Sans pièce, votre fiduciaire ne peut pas justifier la dépense dans les comptes.

- **Récupérer la TVA.** Si votre entreprise est assujettie à la TVA, elle peut déduire la TVA payée sur ses achats : c’est l’**impôt préalable**. Il faut pouvoir prouver qu’elle l’a payé (art. 28 LTVA). Avec la méthode TDFN (taux de la dette fiscale nette), ce point ne se pose pas : l’impôt préalable est déjà compris dans le taux.

**400 CHF**ticket sans nom du client

**10 ans**de conservation

**1 pièce**par écriture

## Ce qu’il faut garder

Gardez le **ticket détaillé de la caisse**, celui qui liste les articles. Pour la TVA, une facture mentionne en règle générale (art. 26, al. 2, LTVA) :

- le nom et la localité du fournisseur, avec son numéro TVA (CHE-…TVA) ;

- la date ;

- ce qui a été acheté (genre, objet et quantité) ;

- le montant ;

- le taux de TVA (8,1 %, 2,6 % ou 3,8 % depuis 2024) et le montant de la TVA ; si la TVA est comprise dans le prix, le taux suffit.

**Jusqu’à 400 CHF**, un ticket de caisse n’a pas besoin de porter le nom de votre entreprise (art. 26, al. 3, LTVA et art. 57 OTVA). **Au-delà**, demandez à la caisse une facture au nom et à l’adresse de votre entreprise.

Ce qui ne suffit pas, ou ne sert à rien seul :

- **Le ticket de la carte bancaire** (le petit reçu du terminal). Il prouve le paiement, mais il ne montre en général ni les articles ni le taux de TVA. Si vous avez le ticket détaillé, il n’est pas nécessaire en plus : le paiement figure déjà sur votre relevé bancaire.

- **Le relevé de carte ou de compte seul.** Il montre un montant et un nom de commerce, pas la TVA.

- **Les tickets privés.** Ne les mélangez pas aux tickets de l’entreprise. Si un même ticket contient des achats privés, entourez-les ou signalez-les à votre fiduciaire.

Pour un repas d’affaires, notez aussi le motif et les personnes invitées (sur la note de frais, ou au dos du ticket sans écrire sur le texte imprimé). Les détails sont dans notre [guide des notes de frais](https://papeto.ch/guides/notes-de-frais).

## Classer chaque mois : 3 méthodes

Le plus important n’est pas la méthode, c’est le rythme : un rangement par mois, toujours au même endroit. Choisissez une méthode et tenez-la.

| Méthode | Comment | Pour qui |
| --- | --- | --- |
| Enveloppe du mois | Une enveloppe par mois (« 2026-10 »), dans laquelle vous videz votre portefeuille chaque semaine | Très peu de tickets, tout sur papier |
| Classeur | Une pochette par mois, les tickets dans l’ordre des dates, les factures à part | Quelques dizaines de pièces par mois |
| Numérique | Une photo le jour même, rangée dans un dossier par mois, avec un nom clair (« 2026-10-14 station-service 85.40 ») | Plusieurs personnes qui dépensent, ou beaucoup de tickets |

Avec les deux premières méthodes, le papier reste votre original. Avec la troisième, gardez quand même les tickets papier tant que votre façon d’archiver ne respecte pas les règles de l’Olico : voir notre guide [comptabilité sans papier](https://papeto.ch/guides/comptabilite-sans-papier).

## Ticket thermique délavé : le photographier tout de suite

La plupart des tickets sont imprimés sur du papier thermique, qui pâlit avec le temps, la chaleur et la lumière. Or les pièces doivent rester lisibles pendant 10 ans (art. 958f CO). Le bon réflexe :

- photographier le ticket **le jour même**, à plat, en entier : le haut (nom du commerce, numéro TVA) et le bas (total, TVA) ;

- vérifier sur la photo que le montant et la date se lisent ;

- ranger le papier au sec, à l’abri de la chaleur et de la lumière, par exemple dans une enveloppe plutôt que dans la voiture.

Si le ticket est déjà illisible, demandez une copie au fournisseur. Sinon, traitez-le comme un ticket perdu.

## Ticket perdu : la pièce de remplacement

Cela arrive. Dans l’ordre :

- **Demander une copie au fournisseur.** Il doit vous délivrer une facture conforme si vous la demandez (art. 26, al. 1, LTVA). Pour un achat en ligne, elle est souvent dans votre compte client.

- **Sinon, écrire une attestation** signée : date, lieu, fournisseur, montant, motif. Joignez la preuve de paiement (relevé de carte ou de compte). Elle sert de pièce pour la charge.

- **Être prudent avec la TVA.** Sans facture conforme, l’AFC juge l’ensemble des preuves au cas par cas (Info TVA 09, ch. 1.6). La prudence consiste souvent à ne pas déduire la TVA sans justificatif conforme ; pour votre cas, demandez à votre fiduciaire ou à l’AFC. Pour un cas particulier, demandez à votre fiduciaire ou à l’AFC.

Le détail, avec les exemples, est dans le [guide des notes de frais](https://papeto.ch/guides/notes-de-frais).

## Les donner à votre fiduciaire

**Quand ?** Convenez d’un rythme avec votre fiduciaire. Si votre entreprise fait des décomptes TVA trimestriels, transmettez au moins chaque trimestre, assez tôt : le décompte doit être remis dans les 60 jours après la fin de la période (art. 71 LTVA). Sinon, au plus tard pour le [bouclement](https://papeto.ch/guides/bouclement). Un envoi mensuel évite le gros tas de fin d’année.

**Sous quelle forme ?** Demandez à votre fiduciaire ce qu’elle préfère. Dans tous les cas :

- un ticket par fichier, ou des tickets bien séparés, jamais cinq tickets sur une seule photo ;

- les tickets classés par mois, avec les relevés bancaires du même mois ;

- la liste des paiements sans ticket, avec une explication pour chacun ;

- les notes de frais des employés, avec leurs tickets.

Confier vos comptes à une fiduciaire ne vous libère pas de l’obligation de conserver les pièces : elle reste celle de votre entreprise. Voir la [conservation des pièces](https://papeto.ch/guides/conservation-pieces).

## Check-list mensuelle

- Vider le portefeuille, la voiture et la boîte e-mail : tous les tickets et factures du mois au même endroit.

- Photographier les tickets thermiques qui ne l’ont pas encore été.

- Retirer les tickets privés, signaler les achats privés sur un ticket mixte.

- Vérifier qu’au-delà de 400 CHF, vous avez une facture au nom de l’entreprise.

- Noter le motif et les invités des repas d’affaires.

- Comparer avec le relevé bancaire : chaque paiement a-t-il son ticket ?

- Remplacer les tickets perdus par une copie ou une attestation.

- Transmettre le mois à votre fiduciaire, ou le ranger pour le prochain envoi.

**Avec Papeto :** vous et vos employés photographiez chaque ticket depuis le navigateur du téléphone, ou vous transférez les factures par e-mail à l’adresse de dépôt de votre entreprise. Papeto lit avec l’IA la date, le fournisseur, le montant, le numéro TVA et le taux de TVA, et range la pièce par mois ; les tickets à plusieurs taux sont signalés « à vérifier ». Importez vos relevés bancaires : chaque paiement sans justificatif est listé, avec un rappel par e-mail une fois par semaine, en semaine, 4 fois au plus. Vous pouvez inviter gratuitement votre fiduciaire, ou exporter un ZIP des pièces renommées. Papeto n’est pas un archivage conforme à l’Olico : la conservation pendant 10 ans reste à la charge de votre entreprise. Offre gratuite jusqu’à 20 pièces par mois, sans limite de durée et sans carte. [Créer mon compte gratuit](https://app.papeto.ch/inscription)

Pour le détail des mentions et de la TVA sur les frais, voir le [guide des notes de frais](https://papeto.ch/guides/notes-de-frais). Pour photographier vos tickets avec le téléphone, voir [scanner tickets et factures](https://papeto.ch/scanner-tickets-factures) ; pour les partager, voir [votre fiduciaire et Papeto](https://papeto.ch/fiduciaires).

## Questions fréquentes

**Faut-il garder les tickets de caisse pour la comptabilité ?**
Oui. Chaque écriture doit être justifiée par une pièce comptable, et un ticket en est une (art. 957a CO). Les pièces se conservent 10 ans à partir de la fin de l’exercice (art. 958f CO).

**Un ticket de caisse suffit-il pour déduire la TVA ?**
Jusqu’à 400 CHF, un ticket de caisse n’a pas besoin de porter le nom de votre entreprise (art. 26, al. 3, LTVA et art. 57 OTVA). Il doit tout de même montrer le fournisseur avec son numéro TVA, la date, ce qui a été acheté, le montant et le taux de TVA. Au-delà de 400 CHF, demandez une facture à votre nom.

**Le ticket de la carte bancaire suffit-il ?**
En général non. Il prouve le paiement, mais il ne dit en principe ni ce que vous avez acheté ni le taux de TVA, deux mentions prévues par l’art. 26, al. 2, LTVA. Gardez le ticket détaillé de la caisse.

**Que faire d’un ticket de caisse illisible ou délavé ?**
S’il se lit encore, photographiez-le tout de suite en entier. S’il est devenu illisible, demandez une copie au fournisseur. Sinon, traitez-le comme un ticket perdu : attestation signée et preuve de paiement, et prudence pour la TVA.

**Peut-on jeter le ticket papier après l’avoir photographié ?**
En principe oui, la loi admet la pièce électronique, mais seulement si l’archivage respecte l’Olico (intégrité, procédure écrite, lisibilité pendant 10 ans). Voir notre guide de la comptabilité sans papier, et en cas de doute, demandez à votre fiduciaire.

## Sources

- [Code des obligations (CO, RS 220), art. 957, 957a et 958f](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/fr)
- [Loi sur la TVA (LTVA, RS 641.20), art. 26, 28 et 71](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/fr)
- [Ordonnance sur la TVA (OTVA, RS 641.201), art. 57](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/828/fr)
- [AFC : Info TVA 09, ch. 1.6 Preuve du droit à la déduction de l’impôt préalable](https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/MI/09/1-1.6)
- [AFC : questions et réponses (conservation des livres et des pièces)](https://www.estv.admin.ch/fr/questions-et-reponses)
- [AFC : taux de TVA en vigueur](https://www.estv.admin.ch/estv/fr/home/mehrwertsteuer/mwst-steuersaetze.html)