Les pièces manquantes, réclamées à votre place

Le problème : des paiements sans pièce au bouclement

Au bouclement, le relevé bancaire montre des paiements que personne n’a justifiés : un abonnement payé par carte, une facture réglée par e-banking, un achat en ligne. Il faut alors écrire au client, attendre, relancer, puis rapprocher ce qui arrive. Ce travail se fait souvent tard, au moment où le temps manque le plus.

Ces pièces ne sont pas facultatives : le Code des obligations demande de conserver les livres et les pièces justificatives pendant 10 ans (art. 958f CO). Mieux vaut donc les obtenir pendant l’année, tant que le client se souvient de l’achat.

Comment Papeto les repère

Vous importez le relevé du client au format camt.053 (ou camt.052 / camt.054) ou en CSV. Papeto relie chaque paiement à sa pièce quand il la trouve (voir le rapprochement bancaire).

• Un paiement sortant qui n’a toujours pas de pièce plus de 7 jours après sa date passe dans la liste « Paiements sans pièce ».
• Les retraits d’espèces, les frais bancaires et les intérêts sont mis de côté tout seuls : on ne les demande pas au client.
• Pour un salaire ou un autre paiement sans justificatif, vous cliquez « Pas de pièce » : il sort de la liste des demandes.

La demande en 1 clic et la page du client

Sur la fiche du client, le bouton « Demander au client » envoie d’un coup tous les paiements sans pièce. Cette fonction est incluse dans toutes les offres.

• Le client reçoit un e-mail avec le lien de sa page, la même qui lui sert à déposer ses reçus. Au plus un e-mail par jour, même si vous cliquez plusieurs fois.
• Sur sa page, sans compte ni application, il voit la liste : date, nom du bénéficiaire, montant.
• Pour chaque paiement, deux boutons : « Envoyer la pièce » (photo ou PDF depuis son téléphone) ou « Pas de pièce ».
• Une pièce envoyée depuis cette liste est reliée directement au bon paiement, puis lue comme les autres.

La relance automatique chaque semaine

Avec les offres Pro et Cabinet (et pendant l’essai de 30 jours), vous n’avez plus à y penser :

• Chaque matin de semaine, Papeto demande tout seul au client les nouveaux paiements sans pièce de plus de 7 jours.
• Tant que le client n’a pas répondu, un rappel part une fois par semaine, 4 rappels au plus.
• Jamais le week-end.
• Dès que chaque paiement a une réponse (pièce ou « Pas de pièce »), plus rien ne part.
• Vous pouvez mettre un client en pause dans ses réglages, par exemple pendant ses vacances.

Il faut simplement que l’e-mail du client soit renseigné dans Papeto.

L’e-mail que reçoit votre client

Voici le texte réel, avec le nom de votre cabinet et celui du client :

Les rappels reprennent le même texte, avec l’objet « Petit rappel : 2 justificatifs à envoyer à <Cabinet> ». Si le client répond à l’e-mail, sa réponse arrive dans votre boîte.

Ce que voit la fiduciaire

• Sur le tableau de bord, le client passe au feu rouge tant qu’il reste des paiements sans pièce.
• Sur sa fiche, chaque paiement montre où il en est : « Demandé le… », « Pièce reçue, en lecture » ou « Le client : pas de pièce ».
• La date du prochain rappel est affichée.
• Après 4 rappels sans réponse, Papeto s’arrête et affiche « Le client ne répond pas », avec la date du dernier rappel. C’est le moment de l’appeler, ou de corriger son e-mail.