Bouclement annuel : la check-list de la fiduciaire

En bref

Le bouclement transforme une année d’écritures en comptes annuels : bilan, compte de résultat et, pour les personnes morales, annexe (art. 958 CO). La check-list ci-dessous vaut pour une Sàrl, une SA ou une raison individuelle qui tient une comptabilité complète.

Qui doit faire quoi. Les personnes morales (Sàrl, SA) et les raisons individuelles dont le chiffre d’affaires a dépassé 500 000 CHF lors du dernier exercice tiennent une comptabilité complète. En dessous de 500 000 CHF, une raison individuelle peut se limiter à une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine (art. 957 CO). Et si les produits nets ne dépassent pas 100 000 CHF, la loi permet de renoncer aux régularisations de fin d’année (art. 958b, al. 2, CO).

1. Pièces complètes

Chaque écriture doit être justifiée par une pièce comptable (art. 957a, al. 2, CO). C’est l’étape qui prend le plus de temps, car il faut souvent relancer le client.

• Lister les paiements sortants sans facture, et les demander au client.
• Vérifier les doublons (même facture reçue par courrier et par e-mail).
• Récupérer les factures de décembre arrivées en janvier : elles concernent l’exercice qui se termine.
• Obtenir les justificatifs des notes de frais et des achats par carte.

2. Rapprochement bancaire

Le solde de chaque compte bancaire et postal au jour de la clôture doit correspondre exactement au relevé. Contrôlez aussi les comptes de passage, les cartes de crédit et la caisse (avec un inventaire de caisse signé). Un écart non expliqué à cette étape revient presque toujours à une pièce manquante ou saisie deux fois. Voir notre page sur le rapprochement bancaire.

3. Transitoires (régularisations)

Les charges et les produits sont rattachés à l’exercice qu’ils concernent, pas à la date du paiement (art. 958b, al. 1, CO). Au bilan, cela donne deux postes (art. 959a CO) :

• Actifs de régularisation (compte 1300 du plan comptable PME) : charges payées d’avance, produits à recevoir. Exemple : une assurance payée en décembre pour l’année suivante.
• Passifs de régularisation (compte 2300) : charges à payer, produits reçus d’avance. Exemple : l’électricité du dernier trimestre, facturée en février.

Pensez à extourner ces écritures au début de l’exercice suivant.

4. Stock et travaux en cours

Chaque poste du bilan doit être justifié par un inventaire ou d’une autre manière (art. 958c, al. 2, CO). Pour le stock : un inventaire physique au jour de la clôture, daté et signé. L’évaluation se fait au coût d’acquisition ou de revient, ou à la valeur vénale diminuée des coûts encore à engager si elle est plus basse (art. 960a et 960c CO). Les prestations pas encore facturées (travaux en cours) se traitent de la même façon.

5. Amortissements

Les pertes de valeur dues à l’usage et au temps se comptabilisent par des amortissements, selon les principes admis dans le commerce (art. 960a, al. 3, CO). Pour l’impôt fédéral direct, la Notice A/1995 de l’AFC donne des taux normaux, en pour cent de la valeur comptable, par exemple :

Bien	Taux normal (valeur comptable)
Mobilier commercial	25 %
Machines destinées à la production	30 %
Véhicules à moteur	40 %
Machines de bureau, ordinateurs (matériel et logiciels)	40 %
Bâtiments commerciaux et bureaux (bâtiment seul)	4 %

Si l’amortissement est calculé sur la valeur d’acquisition, les taux sont réduits de moitié. Mettez à jour le tableau des immobilisations : achats, ventes, sorties.

6. Provisions

Une provision est obligatoire quand un événement passé laisse prévoir une perte pour les exercices futurs, à hauteur du montant vraisemblablement nécessaire (art. 960e, al. 2, CO). Exemples : un litige en cours, des garanties à honorer, les impôts dus sur le bénéfice de l’exercice. La loi permet aussi des provisions facultatives, par exemple pour des restructurations ou pour assurer la prospérité de l’entreprise à long terme (art. 960e, al. 3, CO).

7. TVA : la concordance

Comparez le chiffre d’affaires comptabilisé avec le chiffre d’affaires déclaré dans les décomptes TVA de l’année, et l’impôt préalable des comptes avec celui des décomptes. L’écart doit s’expliquer (prestations exclues, exportations, encaissements décalés…). Une erreur trouvée au bouclement se corrige au plus tard dans le décompte de la période où tombe le 180e jour après la fin de l’exercice (art. 72, al. 1, LTVA). Les corrections se remettent par voie électronique sur le Portail AFC. Voir notre guide du décompte TVA.

8. Salaires et AVS

Les salaires comptabilisés doivent correspondre à la masse salariale annoncée à la caisse de compensation. L’employeur remet le décompte des salaires dans les 30 jours après la fin de la période de décompte, en général l’année civile (art. 36, al. 2, RAVS). La caisse établit ensuite le solde entre les acomptes versés et les cotisations dues. Contrôlez aussi les cotisations LPP et LAA, les certificats de salaire et les comptes de charges sociales à payer.

9. Comptes annuels et approbation

• Établir le bilan, le compte de résultat et l’annexe (art. 958, al. 2, CO).
• Soumettre le rapport de gestion, signé, à l’organe qui l’approuve dans les six mois après la fin de l’exercice (art. 958, al. 3, CO).
• SA : assemblée générale ordinaire dans les six mois (art. 699, al. 2, CO). Sàrl : assemblée des associés dans les six mois (art. 805, al. 2, CO).
• Raison individuelle : pas d’assemblée, mais les mêmes comptes servent de base à la déclaration d’impôt.
• Archiver le tout pour 10 ans : voir la conservation des pièces.

10. Contrôle restreint ou opting-out

Une société passe au contrôle ordinaire si elle est ouverte au public ou si elle dépasse, deux exercices de suite, deux de ces trois valeurs : 20 millions de total du bilan, 40 millions de chiffre d’affaires, 250 emplois à plein temps en moyenne annuelle (art. 727 CO). Sinon, c’est le contrôle restreint (art. 727a, al. 1, CO), le cas de la plupart des PME.

L’opting-out (renonciation au contrôle restreint) est possible aux conditions suivantes (art. 727a CO, applicable à la Sàrl par l’art. 818 CO) :

• pas plus de 10 emplois à plein temps en moyenne annuelle ;
• consentement de tous les actionnaires ou associés ;
• valable pour les exercices futurs seulement, avec inscription au registre du commerce demandée avant le début de l’exercice ;
• depuis le 1er janvier 2025, la demande d’inscription doit être accompagnée des comptes annuels du dernier exercice ;
• chaque actionnaire peut exiger un contrôle restreint au plus tard dix jours avant l’assemblée générale.

Le portail PME de la Confédération rappelle qu’en pratique, des créanciers (une banque, par exemple) peuvent aussi exiger une révision.