Conservation des pièces comptables en Suisse

10 ans, à partir de quand ?

L’article 958f du Code des obligations fixe la règle : les livres, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision se conservent pendant dix ans. Le délai court à partir de la fin de l’exercice, pas à partir de la date de la facture.

• Exercice = année civile. Une facture du 15 mars 2025, exercice clôturé au 31.12.2025 : à garder jusqu’au 31.12.2035.
• Exercice décalé. La période fiscale de la TVA est l’année civile (art. 34 LTVA), et la TVA impose de garder les pièces jusqu’à la prescription absolue, soit 10 ans dès la fin de la période fiscale (art. 70, al. 2, et 42, al. 6, LTVA). Exercice du 01.07.2025 au 30.06.2026 : le CO dit jusqu’au 30.06.2036 ; pour une facture de mai 2026, la TVA dit jusqu’au 31.12.2036. Retenez la date la plus tardive.
• Délai prolongé. L’AFC précise que le délai de conservation des documents importants se prolonge tant que la prescription absolue n’est pas atteinte.

Une pièce comptable, c’est tout document écrit, sur papier ou électronique, qui permet de vérifier l’opération comptabilisée (art. 957a, al. 3, CO) : factures, tickets, relevés bancaires, contrats, notes de frais, décomptes de salaire.

Ce que dit l’Olico

L’Olico (ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, RS 221.431) précise comment conserver. Les articles utiles au quotidien :

Article	Règle	En pratique
Art. 3	Intégrité : une modification doit toujours être visible	Pas de fichier qu’on peut écraser sans trace
Art. 4	Documentation : organisation, procédures, matériel et logiciels décrits dans des instructions de travail	Une note écrite « comment nous scannons et archivons », gardée aussi longtemps que les pièces
Art. 5	Conservation avec soin et ordre, à l’abri des dommages	Sauvegardes, protection contre l’eau et le feu
Art. 6	Disponibilité : consultation en tout temps dans un délai raisonnable	Pouvoir sortir rapidement une pièce d’un ancien exercice ; sur demande, rendre les livres lisibles sans appareil (par exemple imprimés)
Art. 7 et 8	Archives séparées des données courantes, inventoriées, protégées ; accès enregistrés	Classement par client et par exercice, droits d’accès, journal des accès
Art. 9	Supports admis : non modifiables, ou modifiables avec garanties techniques	Voir la partie « Scan, PDF et cloud »
Art. 10	Contrôle régulier de l’intégrité et de la lisibilité ; migration possible avec procès-verbal	Changer de logiciel ou de format, oui, mais en documentant le transfert

Scan, PDF et cloud

Le CO admet le papier, l’électronique ou toute forme équivalente, à deux conditions : le lien avec l’opération comptabilisée est garanti, et la lecture reste possible en toutes circonstances (art. 958f, al. 3, CO). Pour la TVA, l’OTVA renvoie aux mêmes règles du CO et de l’Olico (art. 122 OTVA). L’AFC l’écrit clairement : la facture imprimée, la facture numérisée et la facture électronique ont la même force probante.

La distinction importante de l’Olico (art. 9) est celle entre deux types de supports :

• Supports non modifiables : papier, supports d’images, supports de données non réinscriptibles. Ils sont admis sans autre condition. Un PDF/A gravé sur un support non réinscriptible en fait partie, selon une experte interrogée par le portail PME de la Confédération.
• Supports modifiables : disques durs, SSD, serveurs, cloud. Ils sont admis seulement si un procédé technique garantit l’intégrité (par exemple une signature électronique), si le moment de l’enregistrement peut être prouvé (par exemple un horodatage), et si la procédure et les journaux (log files) sont conservés.

Un simple dossier partagé dans le cloud, où chacun peut renommer ou remplacer un fichier, ne remplit donc pas à lui seul ces conditions.

Peut-on jeter le papier après le scan ?

Pour les pièces comptables, la loi le permet en principe, puisque le support électronique est admis (art. 958f, al. 3, CO) et que la pièce numérisée a la même force probante pour l’AFC. Mais seulement si l’archivage électronique respecte l’Olico. Avant de détruire les originaux, vérifiez :

1. que chaque scan est complet et lisible (recto et verso si nécessaire) ;
2. que la procédure de scan et d’archivage est décrite par écrit (art. 4 Olico) ;
3. que les fichiers sont sur un support non modifiable, ou protégés par des garanties techniques (art. 9 Olico) ;
4. que le lien entre chaque fichier et son écriture est garanti ;
5. que la lecture restera possible pendant tout le délai, malgré les changements de logiciel (art. 10 Olico).

Deux exceptions à garder en tête. Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés en exemplaire imprimé et signé (art. 958f, al. 2, CO). Et pour des documents qui dépassent la comptabilité, comme un contrat signé, la question de la preuve en cas de litige se pose aussi : en cas de doute, demandez conseil avant de détruire l’original.

Immeubles : 20 ans

Pour la TVA, les documents nécessaires au calcul des prestations à soi-même ou du dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable sur les biens immobiliers se conservent 20 ans (art. 70, al. 3, LTVA). La raison : pour un immeuble, la correction de l’impôt préalable se calcule sur la valeur résiduelle, réduite d’un vingtième par année (art. 32, al. 2, LTVA). Concrètement : factures de construction et de rénovation, actes d’achat, décomptes de TVA sur ces travaux.

Check-list

• Classer les pièces par client et par exercice.
• Noter pour chaque exercice la date de fin de conservation (CO et TVA, la plus tardive).
• Repérer à part les documents d’immeubles (20 ans).
• Garder papier et signés le rapport de gestion et le rapport de révision.
• Écrire la procédure de scan et d’archivage, et la garder aussi longtemps que les pièces.
• Choisir un support non modifiable, ou un système qui garantit l’intégrité et l’horodatage.
• Tester une fois par an qu’une ancienne pièce s’ouvre et se lit encore.
• Documenter chaque migration (nouveau logiciel, nouveau format) par un procès-verbal.

Pour les autres délais TVA, voir notre guide de la TVA suisse. Pour la fin d’exercice, voir la check-list du bouclement.