Notes de frais en Suisse : TVA, justificatifs, reçu perdu

Ce qu’il faut sur un justificatif

Pour la comptabilité, toute écriture doit être justifiée par une pièce (art. 957a CO). Pour la TVA, il faut en plus une facture qui permet d’identifier le fournisseur, le client et la prestation. En règle générale, elle mentionne (art. 26, al. 2, LTVA) :

• le nom et la localité du fournisseur, avec son numéro TVA (CHE-…TVA) ;
• le nom et la localité du client ;
• la date ou la période de la prestation ;
• la nature de la prestation (repas, nuitée, billet…) ;
• le montant ;
• le taux de TVA et le montant de la TVA ; si la TVA est comprise dans le prix, l’indication du taux suffit.

Ticket de caisse jusqu’à 400 CHF : le nom du client n’a pas besoin d’y figurer (art. 26, al. 3, LTVA et art. 57 OTVA). Cela concerne par exemple un ticket de restaurant ou de parking.

Ticket au nom de l’employé : si la dépense est manifestement professionnelle (par exemple une nuit d’hôtel, un vol intérieur, un abonnement de téléphone), l’AFC admet la déduction de l’impôt préalable même si la facture est au nom de l’employé (Info TVA 09, ch. 1.6). Si l’employeur ne rembourse qu’une partie, il déduit la TVA sur cette partie seulement.

Ajoutez sur la note de frais ce que le ticket ne dit pas : le motif, et pour un repas d’affaires, les personnes invitées. Cela montre que la dépense est faite dans l’intérêt de l’entreprise.

La TVA déductible sur les frais

Le principe est simple : l’impôt préalable est déductible sur les dépenses faites dans le cadre de l’activité entrepreneuriale, à condition de prouver qu’il a été payé (art. 28 LTVA). La loi actuelle ne prévoit pas de règle spéciale qui limiterait la déduction sur les repas.

Frais	Taux suisse habituel	Remarque
Repas au restaurant (sur place)	8,1 %	La restauration est au taux normal (art. 25, al. 3, LTVA)
Repas à l’emporter	2,6 %	Hors boissons alcooliques, si le commerce distingue l’emporter
Hôtel (nuitée avec petit-déjeuner)	3,8 %	Taux spécial de l’hébergement
Train, taxi, parking, matériel	8,1 %	Taux normal
Frais à l’étranger	TVA étrangère	Non déductible dans le décompte suisse : seul l’impôt sur les opérations en Suisse l’est (art. 28, al. 1, let. a, LTVA)

Ce qui n’est pas déductible : les dépenses privées, et les frais de représentation qui, du point de vue économique, ne sont pas supportés dans l’intérêt de l’entreprise. À l’inverse, l’AFC cite comme dépenses justifiées par l’usage commercial le repas de fin d’année de l’entreprise, l’excursion annuelle avec le personnel ou les manifestations pour renforcer l’esprit d’équipe (Info TVA 09, ch. 2.1.2.1).

Ticket à plusieurs taux : un même ticket peut mélanger 2,6 % et 8,1 % (une partie à l’emporter, une partie sur place, ou un achat en magasin). Chaque taux se calcule séparément : le calculateur de TVA aide à vérifier les montants.

Client au TDFN : avec la méthode des taux de la dette fiscale nette, l’impôt préalable est déjà pris en compte dans le taux (art. 37, al. 3, LTVA). Il n’y a donc pas de TVA à déduire sur les notes de frais.

Que faire d’un reçu perdu ?

1. Demander une copie au fournisseur. Le fournisseur doit délivrer une facture conforme si le client la demande (art. 26, al. 1, LTVA). Pour un hôtel, un billet ou un achat en ligne, une copie est parfois disponible dans le compte client.
2. Sinon, rédiger une attestation interne signée par l’employé : date, lieu, fournisseur, montant, motif et participants. Joignez la preuve de paiement (relevé de carte ou de compte). Elle sert de pièce pour comptabiliser la charge.
3. Être prudent avec la TVA. C’est à l’entreprise de prouver son droit à la déduction. L’AFC applique la libre appréciation des preuves (art. 81, al. 3, LTVA) : sans facture conforme, un ensemble de preuves (contrat, quittance, attestation de paiement) peut suffire, mais la force probante se juge au cas par cas (Info TVA 09, ch. 1.6). Un relevé de carte seul ne montre ni le taux ni le montant de la TVA. En pratique : sans justificatif conforme, comptabilisez la dépense TTC, sans impôt préalable.

Le règlement de frais approuvé

Les frais remboursés à un employé apparaissent en principe sur son certificat de salaire (ch. 13). Selon le guide 2026 de l’AFC, il suffit de cocher la case du ch. 13.1.1, sans indiquer de montant, si toutes ces conditions sont remplies :

• nuitées remboursées sur justificatif ;
• repas principal remboursé au prix effectif jusqu’à 35 CHF en général, ou forfait de 30 CHF au plus ;
• invitations de clients réglées sur présentation de l’original de la facture acquittée ;
• transports publics remboursés sur justificatif ;
• indemnité kilométrique de 75 centimes au plus pour un véhicule privé ;
• faux frais sur justificatif, ou forfait de 20 CHF par jour au plus.

L’employeur qui veut aller au-delà peut faire approuver un règlement des remboursements de frais par l’autorité fiscale du canton du siège. L’AFC recommande de partir des modèles de la Conférence suisse des impôts. Un règlement approuvé par le canton du siège est reconnu par les autres cantons s’il respecte les modèles du 1er février 2024 (valables dès le 1er mai 2024). Les forfaits restent à déclarer au ch. 13.2, et le certificat porte la mention de l’approbation au ch. 15.

Check-list pour la fiduciaire

• Un justificatif par dépense, lisible, avec date, fournisseur, montant et TVA.
• Le motif et les participants notés pour chaque repas d’affaires.
• La part privée retirée avant de déduire la TVA.
• Les frais à l’étranger saisis sans impôt préalable suisse.
• Les reçus perdus remplacés par une copie, ou par une attestation sans déduction de TVA.
• Les montants et forfaits comparés au règlement de frais et au certificat de salaire.
• Les justificatifs archivés 10 ans : voir la conservation des pièces.

Pour les règles générales, voir notre guide de la TVA suisse.