Comptabilité sans papier : peut-on jeter ses tickets après les avoir scannés ?

En bref

La loi suisse n’oblige pas à garder le papier. Une pièce comptable peut être électronique, et l’AFC (Administration fédérale des contributions) l’écrit : la facture imprimée, la facture numérisée et la facture électronique ont la même force probante. Vous pouvez donc, en principe, jeter un ticket après l’avoir scanné. Mais seulement si quatre conditions sont réunies :

1. Complète et lisible : la copie montre toute la pièce, sans partie coupée ni floue.
2. Non modifiable sans trace : une modification du fichier serait toujours visible.
3. Documentée : la façon dont vous scannez et archivez est décrite par écrit.
4. Disponible 10 ans : la pièce se retrouve et se lit encore à la fin du délai.

Trois documents font exception : le rapport de gestion et le rapport de révision (papier signé), et les décisions de taxation électroniques de la douane, qui se gardent… sous forme électronique.

Ce que dit le Code des obligations

• Une pièce peut être électronique. Une pièce comptable est « tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente » qui permet de vérifier l’opération (art. 957a, al. 3, CO).
• Une pièce par écriture. Chaque enregistrement doit être justifié par une pièce, et les écritures doivent pouvoir être suivies (art. 957a, al. 2, CO).
• 10 ans. Les livres et les pièces se conservent dix ans, à compter de la fin de l’exercice (art. 958f, al. 1, CO).
• Le support est libre, à deux conditions. Papier, électronique ou forme équivalente, si le lien avec l’opération est garanti et si la lecture reste possible en toutes circonstances (art. 958f, al. 3, CO).
• Exception. Un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision est conservé (art. 958f, al. 2, CO).

Ces règles valent pour les Sàrl et les SA. Les petites raisons individuelles (moins de 500 000 CHF de chiffre d’affaires) tiennent une comptabilité simplifiée, mais les mêmes principes s’appliquent « par analogie » (art. 957, al. 3, CO).

Ce que demande l’Olico

L’Olico (ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, RS 221.431) dit comment conserver. Pour un archivage sans papier, elle revient à trois questions :

• Peut-on modifier un fichier sans que cela se voie ? La réponse doit être non : toute modification doit être apparente (art. 3, intégrité). Les archives sont séparées des données courantes, protégées, et les accès sont enregistrés (art. 7 et 8).
• Sait-on comment c’est fait ? L’organisation, les étapes et les logiciels utilisés sont décrits dans des instructions de travail, gardées aussi longtemps que les pièces (art. 4).
• Pourra-t-on encore lire la pièce dans 10 ans ? Toute personne autorisée doit pouvoir consulter les pièces dans un délai raisonnable (art. 6). La lisibilité est contrôlée régulièrement, et chaque changement de format ou de support fait l’objet d’un procès-verbal (art. 10).

Le tableau article par article est dans notre guide de la conservation des pièces.

TVA : ce que dit l’AFC

Pour la TVA, la loi renvoie aux mêmes règles : l’art. 122 OTVA applique les art. 957 à 958f CO et l’Olico aux pièces électroniques. Les points utiles de l’AFC :

• Même force probante. Facture imprimée, numérisée ou électronique : pour l’AFC, c’est la même chose, car le principe de régularité de la comptabilité s’applique à toutes les formes de pièces.
• Pas de signature qualifiée exigée. L’AFC ne voit pas la nécessité d’exiger une signature électronique qualifiée dans le domaine de la TVA. Ce qui compte, c’est de pouvoir prouver l’origine et l’intégrité des pièces.
• Formats structurés recommandés. L’AFC recommande des formats de fichiers structurés et exploitables numériquement.
• Durée. Pour la TVA, les pièces se gardent jusqu’à la prescription absolue : 10 ans à compter de la fin de la période fiscale, c’est-à-dire de l’année civile (art. 70, al. 2, et 42, al. 6, LTVA). Avec un exercice décalé, retenez la date la plus tardive entre le CO et la TVA.

Les cas où le papier, ou l’original, compte encore

• Rapport de gestion et rapport de révision : à garder imprimés et signés (art. 958f, al. 2, CO).
• Douane et TVA à l’importation : c’est l’inverse. L’OFDF (Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières) fournit des décisions de taxation électroniques (DTe), munies d’une signature électronique. Selon l’AFC, elles servent de preuve pour déduire la TVA payée à l’importation, et elles doivent être archivées électroniquement : imprimées, ou converties dans un autre format, elles perdent leur caractère d’original. Avec le système Passar de l’OFDF, vous pouvez les télécharger sur l’ePortal, par votre logiciel de dédouanement, ou avec le code d’accès que vous donne votre transitaire.
• Immeubles : pour la TVA, certains documents liés aux biens immobiliers se gardent 20 ans (art. 70, al. 3, LTVA).
• Contrats signés et documents de preuve : au-delà de la comptabilité, un original signé peut compter en cas de litige. Avant de le détruire, demandez conseil à votre fiduciaire ou à un juriste.

Pour tout cas particulier (importations régulières, immeuble, contrôle TVA en cours), voyez avec votre fiduciaire ou l’AFC avant de jeter quoi que ce soit.

Formats et stockage

• PDF/A : une experte fiduciaire interrogée par le portail PME de la Confédération le présente comme idéal pour la conservation à long terme. Gravé sur un support non réinscriptible, il compte parmi les supports non modifiables.
• Photo du téléphone : utile pour saisir un ticket tout de suite. Vérifiez qu’elle est nette et complète, et gardez-la dans un format courant (JPG ou PDF) que vous pourrez encore ouvrir dans 10 ans.
• Cloud : c’est un support modifiable. Il n’est admis que si un procédé technique garantit l’intégrité (par exemple une signature électronique), si la date d’enregistrement peut être prouvée (par exemple un horodatage) et si la procédure et les journaux sont conservés (art. 9 Olico). Un simple dossier partagé ne suffit pas. La même experte conseille de demander au fournisseur une confirmation que les données restent récupérables pendant 10 ans.
• Où sont vos données ? Si vous tenez à ce que vos pièces restent en Suisse, vérifiez où le fournisseur héberge les fichiers et qui y a accès. Voir par exemple notre page sécurité et données.

Passer au zéro papier en 5 étapes

1. En parler à votre fiduciaire. Convenez de ce qui devient numérique, de qui archive quoi, et sous quelle forme vous lui transmettez les pièces.
2. Un seul canal de collecte. Tous les tickets et factures arrivent au même endroit (photo, e-mail, scanner), classés par mois. Notre guide ranger ses tickets de caisse donne une méthode simple.
3. Écrire la procédure. Une page suffit pour une petite PME : qui scanne, quand, comment on vérifie la copie, où on archive, qui a accès, quand on détruit le papier (art. 4 Olico).
4. Choisir l’archivage des 10 ans. Un support non modifiable, ou un système qui garantit l’intégrité et la date d’enregistrement, avec une sauvegarde (art. 9 Olico).
5. Contrôler chaque année. Ouvrir quelques anciennes pièces pour vérifier qu’elles se lisent, et noter dans un procès-verbal chaque changement de logiciel ou de format (art. 10 Olico).

Ne jetez le papier qu’une fois ces cinq étapes en place. Et gardez toujours sous la forme exigée le rapport de gestion et le rapport de révision (papier signé), ainsi que les DTe (fichier électronique).

Pour les délais en détail, voir la conservation des pièces. Pour photographier vos pièces avec le téléphone, voir scanner tickets et factures.