Vos employés envoient leurs reçus d’une photo

Le lien de dépôt

Chaque entreprise inscrite sur Papeto a un lien de dépôt personnel : une adresse web qui ouvre, dans le navigateur du téléphone, une page pour photographier un reçu. Vous pouvez le donner à vos employés. Ils l’ouvrent, prennent le ticket en photo, et la pièce arrive dans votre compte Papeto.

• Pas de compte à créer : le lien de dépôt suffit, dans le navigateur de leur téléphone.
• Comment le partager : envoyez-le par le canal que vous utilisez déjà (message, e-mail interne). Conseillez à chacun de l’enregistrer dans les favoris de son navigateur, pour l’avoir sous la main à la caisse.
• Jamais indexé : le lien n’apparaît pas dans les moteurs de recherche.
• Changeable en 1 clic : si le lien circule trop, ou si un employé quitte l’entreprise, vous le changez dans vos réglages. L’ancien ne marche plus. Envoyez ensuite le nouveau à ceux qui en ont besoin.

Pour une facture reçue en PDF (hôtel, billet de train en ligne), l’employé peut la transférer lui-même, depuis sa propre boîte, à l’adresse e-mail de dépôt de votre entreprise : c’est l’adresse qui désigne l’entreprise, pas l’expéditeur. Sur ordinateur, le même lien de dépôt accepte aussi les PDF et les fichiers. Voir aussi la sécurité du lien de dépôt.

Ce que Papeto lit

Sur chaque reçu, la lecture par IA reprend :

• la date, le fournisseur, le montant et la devise ;
• le numéro de facture et le numéro TVA du fournisseur (CHE-…TVA) ;
• le taux de TVA : 8,1 %, 2,6 % ou 3,8 % ;
• un compte proposé selon le plan comptable PME, et un code TVA. C’est une suggestion : vous confirmez, et votre fiduciaire peut ajuster au bouclement.

Une pièce est marquée « prête » seulement si sa lecture est jugée fiable ; sinon, elle est « à vérifier ». Les tickets à plusieurs taux (par exemple un repas en partie sur place à 8,1 % et en partie à l’emporter à 2,6 %) sont toujours signalés « à vérifier ». Le même fichier envoyé deux fois est refusé, il ne compte pas. Deux photos différentes du même ticket sont acceptées, la deuxième est signalée comme doublon possible : vous l’écartez vous-même (elle compte quand même dans le mois).

Si vous importez vos relevés bancaires (camt.053 ou CSV), Papeto relie chaque paiement à sa pièce. Un paiement sortant sans pièce après 7 jours entre dans la liste des pièces manquantes, avec un rappel par e-mail envoyé à vous, une fois par semaine, 4 fois au plus.

Qui a payé ?

Papeto lit le reçu. Il ne gère pas la note de frais elle-même : Papeto ne rembourse rien et n’effectue aucun paiement. Vous remboursez vos employés comme avant, selon votre règlement de frais. Papeto ne gère pas non plus le certificat de salaire.

Quelques habitudes simples aident votre fiduciaire à s’y retrouver :

• Demandez à chaque employé de noter son nom (ou ses initiales) sur le ticket avant la photo, surtout s’il a payé de sa poche et attend un remboursement.
• Faites ajouter le motif et, pour un repas d’affaires, les personnes invitées. Cela montre que la dépense est faite dans l’intérêt de l’entreprise.
• Une photo par ticket, bien à plat et lisible en entier, montant et TVA compris.
• Distinguez la carte de l’entreprise et l’argent personnel. Un achat payé avec la carte de l’entreprise apparaît sur votre relevé et peut être relié au reçu. Un achat payé de sa poche n’y apparaît pas : c’est votre remboursement qui y figurera plus tard.

Ticket au nom de l’employé : selon l’AFC, l’impôt préalable reste déductible si la dépense est manifestement professionnelle, par exemple une nuit d’hôtel ou un vol intérieur (Info TVA 09, ch. 1.6). Pour votre cas précis, demandez à votre fiduciaire. Les règles sur les justificatifs, la TVA des repas et le reçu perdu sont expliquées dans notre guide des notes de frais.

Ce qui compte dans les pièces du mois

Chaque reçu déposé par un employé compte comme une pièce du mois, exactement comme ceux que vous déposez vous-même.

• Offre gratuite : 20 pièces par mois, sans limite de durée, sans carte. Au-delà de 20, le dépôt se bloque jusqu’au mois suivant ou jusqu’à l’abonnement, pour vous comme pour vos employés : ils voient que le dépôt est en pause jusqu’au 1er du mois, et vous recevez un e-mail. Ce qui est déjà déposé reste visible et exportable.
• Ne comptent pas : les lignes de relevé bancaire, et les fichiers que l’IA reconnaît comme n’étant pas des pièces. Un fichier déjà déposé est refusé.
• Comptent : les pièces que vous écartez vous-même après le dépôt.
• Offres payantes : 100 ou 300 pièces par mois, avec les mêmes fonctions ; au-delà, offre sur mesure. Voir les tarifs.

Avec plusieurs employés qui déposent, estimez le nombre de reçus d’un mois chargé avant de choisir votre offre.

Pas encore disponible

• Plusieurs utilisateurs par compte : pas encore disponible. Aujourd’hui, vous seul gérez le compte ; vos employés déposent avec le lien. Votre fiduciaire, elle, a déjà son accès gratuit sur invitation.
• Application mobile : pas encore disponible. Le lien de dépôt fonctionne dans le navigateur du téléphone.
• Découpage automatique de plusieurs tickets dans un seul PDF : pas encore disponible. D’où le conseil : une photo par ticket.