Scanner vos tickets de caisse et factures avec le téléphone

En bref

Pour scanner vos tickets de caisse et vos factures avec Papeto, il suffit d’un téléphone et d’un navigateur. Vous ouvrez votre lien de dépôt, vous prenez la pièce en photo, et c’est envoyé. Papeto lit la pièce (date, fournisseur, montant, TVA, QR-facture), propose un compte et la range. Les factures reçues par e-mail, vous les transférez simplement à votre adresse de dépôt. À la fin, tout est prêt pour votre fiduciaire ou votre logiciel comptable.

Une photo depuis le navigateur du téléphone

Chaque entreprise inscrite reçoit un lien de dépôt personnel. Vous l’ouvrez dans le navigateur de votre téléphone :

1. Vous touchez le bouton photo : l’appareil photo du téléphone s’ouvre.
2. Vous photographiez le ticket ou la facture.
3. La pièce part dans votre espace Papeto. Vous pouvez aussi envoyer des fichiers déjà présents sur le téléphone, par exemple un PDF.

Pour retrouver le lien en un geste, enregistrez-le dans les favoris. Selon votre navigateur, vous pouvez aussi le placer sur l’écran d’accueil du téléphone : c’est une fonction du navigateur.

Quelques conseils pour une bonne photo : posez le ticket à plat, dans un endroit bien éclairé, avec le ticket entier dans l’image. Faites une photo par ticket.

Ce lien n’est jamais indexé par les moteurs de recherche. Vous pouvez le changer en 1 clic dans les Réglages, par exemple si un employé quitte l’entreprise.

Les factures reçues par e-mail

Beaucoup de factures arrivent déjà en PDF dans votre boîte e-mail : téléphone, électricité, achats en ligne. Votre entreprise a sa propre adresse de dépôt chez Papeto. Vous y transférez l’e-mail avec sa pièce jointe, ou un ZIP qui contient plusieurs fichiers. Sur l’ordinateur, vous pouvez aussi glisser-déposer vos fichiers dans votre espace.

Formats acceptés : photos (JPG, PNG, et HEIC, le format des photos d’iPhone), PDF, ZIP, Word et Excel.

Ce que Papeto lit sur un ticket ou une facture

• La date, le fournisseur, le montant et la devise.
• Le numéro de facture et le numéro TVA du fournisseur, quand ils figurent sur la pièce.
• Le taux de TVA : 8,1 % (taux normal), 2,6 % (taux réduit, par exemple l’alimentation) ou 3,8 % (hébergement), avec le code TVA préparé. Un ticket à plusieurs taux, comme un ticket de supermarché, est signalé pour que vous le vérifiiez.
• Un compte proposé selon le plan comptable PME suisse. C’est une suggestion : votre fiduciaire peut l’ajuster au bouclement (la clôture des comptes de l’année).

Une pièce est marquée « prête » seulement si sa lecture est jugée fiable (ce qui n’exclut pas une erreur). Sinon, elle est « à vérifier » et vous la contrôlez avant de la confirmer. Quand vous corrigez un compte, Papeto le retient pour les pièces suivantes du même fournisseur. Le même fichier envoyé deux fois est refusé. Deux photos différentes de la même pièce sont acceptées : la deuxième est signalée comme doublon possible, jamais supprimée à votre place.

Les QR-factures, lues exactement

La QR-facture est la facture suisse avec un code QR, en usage depuis le 30 juin 2020. Papeto lit ce code, sur une photo comme sur un PDF. Le montant, la monnaie, l’IBAN, le créancier (celui qui doit être payé) et la référence QR sont repris exactement, tels qu’ils figurent dans le code. Pour essayer, vous pouvez utiliser notre lecteur de QR-facture en ligne, ou lire le guide de la QR-facture.

Vos employés aussi

Vous pouvez donner votre lien de dépôt à vos employés. Ils photographient leurs tickets (essence, repas, petit matériel) au moment de l’achat, sans créer de compte. Les pièces arrivent directement dans l’espace de l’entreprise. Chaque pièce déposée par un employé compte dans votre nombre de pièces du mois (voir les tarifs). Pour les règles sur les frais remboursés, voir le guide des notes de frais.

Et après la photo ?

• La banque : vous importez vos relevés (camt.053 ou CSV, de PostFinance, UBS, Raiffeisen, Revolut ou d’une autre banque). Papeto relie chaque paiement à sa pièce. Voir le rapprochement bancaire.
• Les pièces manquantes : un paiement sortant sans pièce après 7 jours est listé, et vous recevez un rappel par e-mail une fois par semaine, 4 fois au plus. Voir les paiements sans justificatif.
• Votre fiduciaire : vous l’invitez gratuitement. Elle voit vos pièces et votre banque et exporte vers son logiciel, par exemple Banana ou Crésus. Voir votre fiduciaire.
• La conservation : le Code des obligations demande de garder les pièces justificatives 10 ans (art. 958f CO). Cette conservation reste à la charge de votre entreprise. Vos pièces restent exportables à tout moment, avec un ZIP des pièces renommées, pour votre propre archivage ou celui de votre fiduciaire. Voir la conservation des pièces.

Ce que Papeto ne fait pas encore

Papeto ne tient pas votre comptabilité, ne fait pas le bouclement ni le décompte TVA, et ne donne aucun conseil fiscal. Pour ces sujets, adressez-vous à votre fiduciaire ou à l’AFC.