Créer et gérer une PME dans le canton de Vaud

La caisse AVS : Caisse cantonale vaudoise de compensation

Dès que vous versez un salaire, ou dès que vous travaillez comme indépendant, vous devez être affilié à une caisse de compensation AVS. C’est elle qui encaisse les cotisations AVS, AI et APG (perte de gain). Dans le canton de Vaud, la caisse publique est la Caisse cantonale vaudoise de compensation AVS, à Vevey (caisseavsvaud.ch). Elle propose en ligne l’affiliation comme employeur et la demande de statut d’indépendant.

Attention : si vous êtes membre d’une association qui a créé sa propre caisse (une caisse professionnelle), vous dépendez de celle-ci. La CVCI, par exemple, a sa caisse AVS. Sinon, c’est la caisse du canton où se trouve le siège de l’entreprise (règle de l’OFAS).

• Employeur : la caisse fixe des acomptes sur la somme des salaires estimée. Vous payez chaque trimestre si la masse salariale annuelle ne dépasse pas 200 000 francs, chaque mois au-delà, au plus tard le 10 du mois suivant.
• Déclaration de salaires : à remettre au plus tard le 30 janvier de l’année suivante. En retard, un intérêt moratoire de 5 % par an peut s’appliquer sur la différence (mémento AVS 2.01).
• Indépendant : vous payez des acomptes trimestriels ; les cotisations définitives sont calculées ensuite sur la base de votre taxation fiscale.

Le registre du commerce : à Moudon

L’Office cantonal du registre du commerce se trouve à Moudon (vd.ch/economie/registre-du-commerce). Pour une entreprise individuelle (raison individuelle), l’inscription est obligatoire dès 100 000 francs de chiffre d’affaires sur l’exercice précédent. Il faut avoir commencé l’activité et avoir des locaux dans le canton. Vous pouvez remplir un questionnaire en ligne, mais il ne suffit pas : vous recevez ensuite une réquisition à signer, avec signature légalisée. Le registre n’accepte pas les demandes par e-mail.

Pour une Sàrl ou une SA, la fondation passe par un notaire. Une fois inscrite, votre entreprise apparaît dans Zefix et dans le registre IDE de l’OFS (uid.admin.ch), avec son numéro IDE (CHE-…) suivi de « RC ».

Les impôts : l’Administration cantonale des impôts (ACI)

L’Administration cantonale des impôts (ACI) reçoit les déclarations d’impôt des entreprises et des indépendants. Ce qu’elle indique sur vd.ch :

• Sàrl, SA et autres personnes morales : le délai général échoit 30 jours après l’approbation des comptes ; sans demande de prolongation, la société peut déposer jusqu’à 255 jours après la date de clôture. Une prolongation se demande avant l’échéance, en ligne (e-Délai) ou par courrier, mais plus après une sommation. La déclaration se remplit en ligne avec la prestation e-DIPM.
• Indépendants et autres personnes physiques : le délai est indiqué sur la déclaration et sur le site de l’ACI ; une prolongation peut être demandée en ligne.

Le délai indiqué sur votre déclaration fait foi. Pour votre cas, voyez avec votre fiduciaire, qui prépare souvent le bouclement et la déclaration.

La CVCI et l’appui aux entreprises

La Chambre vaudoise du commerce et de l’industrie (CVCI), à Lausanne (cvci.ch), est une association privée. Elle propose un entretien d’orientation gratuit d’environ 30 minutes à tous les futurs entrepreneurs : forme juridique, inscription, assurances sociales, TVA, comptabilité. Côté État, le Service de la promotion de l’économie et de l’innovation (SPEI) gère les aides cantonales ; ses prestations passent par un espace entreprise sur le portail vd.ch.

Ce qui ne change pas d’un canton à l’autre

La TVA et la durée de conservation des pièces (10 ans) sont fédérales : mêmes règles à Lausanne qu’à Genève ou Delémont. Voir notre guide de la TVA suisse et le guide sur la conservation des pièces.

Papeto dans le canton de Vaud

Papeto est conçu à Lausanne. Vous photographiez vos factures et tickets depuis le navigateur de votre téléphone, ou vous les transférez par e-mail ; Papeto les lit et les range pour votre fiduciaire. Les données sont hébergées en Suisse, chez Infomaniak (la lecture par IA passe par Anthropic, aux États-Unis). Votre fiduciaire est invitée gratuitement et exporte vers son logiciel : Banana, Crésus, Sage 50, CashCtrl, Abacus (CSV aux noms de champs AbaConnect) ou CSV pour les autres.

Papeto ne remplit ni votre déclaration de salaires AVS, ni votre déclaration d’impôt : il prépare les pièces qui servent à les établir.