Pièce justificative en Suisse : ce qu’elle doit contenir

En bref

Une pièce justificative (on dit aussi « justificatif » ou « pièce comptable ») est le document qui prouve une dépense ou une recette. En Suisse, la règle tient en trois points :

• Une pièce pour chaque écriture. La loi demande que chaque enregistrement de la comptabilité soit justifié par une pièce (art. 957a, al. 2, CO).
• Des mentions précises pour la TVA. Si votre entreprise est inscrite à la TVA et veut récupérer la TVA payée sur ses achats, la facture doit contenir les mentions de l’art. 26 LTVA.
• 10 ans de conservation, à compter de la fin de l’exercice (art. 958f CO).

Ce que dit la loi : la définition

Le Code des obligations définit la pièce comptable comme « tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction » enregistrée (art. 957a, al. 3, CO). Concrètement, ce sont :

• les factures d’achat et de vente, y compris les QR-factures (la facture suisse avec un code QR de paiement) ;
• les tickets de caisse et les quittances ;
• les relevés bancaires et postaux ;
• les contrats, les décomptes de salaire, les notes de frais des employés.

Le papier n’est pas obligatoire. Pour l’AFC (Administration fédérale des contributions), une facture imprimée, numérisée ou électronique a la même force probante. Les conditions pour garder une pièce uniquement en fichier sont dans notre guide comptabilité sans papier.

Ces règles valent pour les Sàrl et les SA. Une raison individuelle sous 500 000 CHF de chiffre d’affaires tient une comptabilité plus simple (recettes, dépenses et patrimoine), mais les mêmes principes s’appliquent « par analogie » (art. 957 CO).

Les mentions pour déduire la TVA (art. 26 LTVA)

Si votre entreprise est assujettie à la TVA (inscrite au registre de l’AFC), elle peut déduire la TVA payée sur ses achats professionnels : c’est l’impôt préalable. Elle doit pouvoir prouver qu’elle l’a payé (art. 28 LTVA). La facture doit permettre d’identifier clairement le fournisseur, le client et la prestation. En règle générale, elle mentionne :

Mention	Exemple
Nom et localité du fournisseur, avec son numéro TVA	Garage Exemple SA, Morges, CHE-xxx.xxx.xxx TVA
Nom et localité du client	Votre entreprise Sàrl, Lausanne
Date ou période de la prestation, si elle diffère de la date de la facture	Travaux du 2 au 6 mars 2026
Genre, objet et volume de la prestation	Service du véhicule, 2 pneus
Montant de la contre-prestation (le prix)	CHF 500.00 hors TVA, soit CHF 540.50 TTC
Taux de TVA et montant de la TVA	8,1 %, CHF 40.50 ; si le prix est TTC, le taux suffit

Exemples imaginés. Les taux en vigueur depuis le 1er janvier 2024 sont 8,1 % (normal), 2,6 % (réduit) et 3,8 % (hébergement) : voir notre guide de la TVA suisse.

Deux règles utiles de l’ordonnance sur la TVA (OTVA) :

• La TVA est considérée comme facturée si le fournisseur l’a réclamée de manière reconnaissable. Vous n’avez pas à vérifier qu’il l’a prélevée à juste titre. Mais si vous savez qu’il n’est pas inscrit au registre de la TVA, la déduction est exclue (art. 59 OTVA).
• Si une facture ne contient pas toutes les mentions, demandez-en une conforme : le fournisseur doit la délivrer si vous la demandez (art. 26, al. 1, LTVA).

Ticket de caisse : des mentions allégées jusqu’à 400 CHF

Pour un ticket de caisse (une facture sortie d’une caisse enregistreuse), le nom du client n’est pas obligatoire jusqu’à 400 francs (art. 26, al. 3, LTVA et art. 57 OTVA). C’est le cas typique d’un plein d’essence, d’un parking ou d’un repas d’affaires.

• Gardez le ticket détaillé, celui qui liste les articles, le numéro TVA et le taux. Le petit reçu du terminal de carte prouve le paiement, mais il ne montre en général ni la prestation ni le taux de TVA.
• Au-delà de 400 CHF, demandez une facture au nom et à l’adresse de votre entreprise.
• Ticket à plusieurs taux (par exemple 2,6 % pour l’emporter et 8,1 % sur place) : chaque taux se calcule séparément.

Pour classer vos tickets chaque mois, voir notre guide ranger ses tickets de caisse.

Factures étrangères et factures en euros

Une facture d’un fournisseur étranger est une pièce justificative comme une autre pour la comptabilité. Pour la TVA, quatre cas se présentent souvent. Pour votre situation précise, demandez à votre fiduciaire.

• Monnaie étrangère. Il y a contre-prestation en monnaie étrangère quand la facture ou la quittance est établie dans cette monnaie. Pour la TVA, le montant se convertit en francs suisses avec les cours publiés par l’AFC : au choix, le cours mensuel moyen ou le cours du jour (vente de devises). La méthode choisie doit être gardée au moins une période fiscale (art. 45 OTVA, applicable à l’impôt préalable par l’art. 58 OTVA). La comptabilité elle-même est tenue en francs ou dans la monnaie la plus importante pour l’activité de l’entreprise (art. 957a, al. 4, CO).
• TVA étrangère. Une TVA allemande ou française payée sur un achat à l’étranger n’est pas déductible dans le décompte suisse : la loi vise l’impôt sur les opérations réalisées en Suisse (art. 28, al. 1, let. a, LTVA).
• Services d’une entreprise étrangère non inscrite au registre suisse (un logiciel en ligne, de la publicité…) : ils peuvent être soumis à l’impôt sur les acquisitions, que l’entreprise suisse déclare elle-même (art. 45 LTVA) et peut ensuite déduire comme impôt préalable (art. 28, al. 1, let. b, LTVA).
• Marchandises importées : la preuve de la TVA payée à l’importation est la décision de taxation de la douane. L’AFC demande de garder les décisions de taxation électroniques (DTe) sous forme électronique.

Pièce manquante : la pièce de remplacement

Une facture perdue, un ticket délavé, un paiement sans document : la charge doit quand même être justifiée. Dans l’ordre :

1. Demander une copie au fournisseur (art. 26, al. 1, LTVA). Pour un achat en ligne, elle est souvent dans votre compte client.
2. Sinon, établir une pièce de remplacement : une attestation interne signée avec la date, le fournisseur, le montant et le motif, et la preuve de paiement (relevé bancaire ou de carte) jointe.
3. Être prudent avec la TVA. L’AFC applique la libre appréciation des preuves (art. 81, al. 3, LTVA) : sans facture conforme, un ensemble de preuves peut suffire, mais sa force probante se juge au cas par cas (Info TVA 09, ch. 1.6). Un relevé de carte seul ne montre ni le taux ni le montant de la TVA. En cas de doute, voyez avec votre fiduciaire ou l’AFC.

Le détail, avec des exemples de frais, est dans notre guide des notes de frais. Pour repérer les paiements qui n’ont pas encore de pièce, voir pièces manquantes.

Combien de temps garder une pièce

• 10 ans à compter de la fin de l’exercice, pour les livres et les pièces comptables (art. 958f, al. 1, CO). Une facture de mars 2026, exercice clôturé au 31.12.2026 : à garder jusqu’au 31.12.2036.
• Pour la TVA, jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale (art. 70, al. 2, LTVA), soit 10 ans après la fin de la période fiscale, qui est l’année civile. Avec un exercice décalé, retenez la date la plus tardive.
• 20 ans pour les documents nécessaires à la TVA sur les biens immobiliers (art. 70, al. 3, LTVA).

Les règles de l’archivage électronique (Olico) sont expliquées dans notre guide de la conservation des pièces.

Check-list d’une pièce en ordre

• Le fournisseur et son numéro TVA (CHE-…TVA) sont lisibles.
• Le nom de votre entreprise y figure, sauf pour un ticket de caisse jusqu’à 400 CHF.
• La date, la prestation, le montant et le taux de TVA sont indiqués.
• La pièce est complète, nette et sans doublon.
• Une pièce perdue est remplacée par une copie ou une attestation avec preuve de paiement.
• La pièce est rangée avec l’exercice auquel elle appartient, pour 10 ans.